Blog

Cách viết tài liệu kỹ thuật hiệu quả kèm ví dụ

Emmanuel Mumba

Emmanuel Mumba

9 tháng 6 2025

Cách viết tài liệu kỹ thuật hiệu quả kèm ví dụ

Hãy nghĩ tài liệu kỹ thuật như cái bắt tay giữa những người xây dựng sản phẩm và những người sử dụng nó. Dù bạn đang viết hướng dẫn API, sổ tay người dùng hay hướng dẫn làm quen cho thành viên mới trong nhóm, việc giữ cho mọi thứ rõ ràng và đơn giản sẽ giúp cuộc sống dễ dàng hơn rất nhiều cho tất cả những người liên quan. Không ai muốn đào bới qua những tài liệu khó hiểu hoặc không đầy đủ khi họ chỉ muốn hoàn thành công việc. Ngày nay, tài liệu tốt không chỉ là một thứ "có thì tốt" - về cơ bản, nó là thứ "phải có" nếu bạn muốn sản phẩm của mình thực sự được sử dụng và yêu thích. 💡**Mẹo chuyên nghiệp:** Trước khi bắt tay vào viết tài liệu thủ công, hãy thử các công cụ như **Apidog**. Nó tự động tạo tài liệu API tương tác từ thông số kỹ thuật OpenAPI/Swagger của bạn, giúp bạn mô phỏng các điểm cuối (endpoints) và thậm chí xác thực phản hồi API của bạn - giúp việc viết tài liệu kỹ thuật nhanh hơn và thông minh hơn.

buttonTrong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần để viết tài liệu kỹ thuật xuất sắc, ngay cả khi bạn không phải là nhà văn chuyên nghiệp. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn các ví dụ và mẫu để giúp bạn bắt đầu.

Tại sao Tài liệu Kỹ thuật Quan trọng

Tài liệu kỹ thuật phục vụ nhiều đối tượng khác nhau - nhà phát triển, nhà thiết kế, người kiểm thử, người dùng, các bên liên quan - và thực hiện nhiều chức năng:

Một dự án có tài liệu tốt không chỉ giúp người dùng mà còn thu hút những người đóng góp. Thực tế, dữ liệu từ GitHub cho thấy các dự án có tài liệu rõ ràng, đầy đủ nhận được sự tương tác và yêu cầu kéo (pull requests) nhiều hơn đáng kể từ cộng đồng nhà phát triển.

Các Loại Tài liệu Kỹ thuật

Có nhiều hình thức tài liệu kỹ thuật khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và trường hợp sử dụng:

1. Tài liệu API

Được các nhà phát triển sử dụng để hiểu cách tích hợp và tương tác với các API. Các tài liệu này bao gồm các điểm cuối (endpoints), tham số, định dạng phản hồi, mã trạng thái, ví dụ và ghi chú sử dụng.

Ví dụ: Tài liệu API của Stripe trình bày các điểm cuối cho thanh toán, phản hồi với mẫu JSON và các mẫu mã thời gian thực bằng nhiều ngôn ngữ.

2. Sổ tay Người dùng

Được người dùng cuối sử dụng để hiểu cách vận hành các sản phẩm phần mềm hoặc phần cứng. Các tài liệu này có thể ở dạng in, kỹ thuật số hoặc được nhúng vào sản phẩm.

Ví dụ: Một ứng dụng máy tính có thể bao gồm hướng dẫn trợ giúp tích hợp cho người dùng lần đầu, giải thích cách điều hướng giao diện.

3. Hướng dẫn dành cho Nhà phát triển

Các tài liệu này giải thích cách thiết lập, cấu hình và kiến trúc để giúp các kỹ sư hiểu cách hệ thống hoạt động nội bộ.

Ví dụ: Tài liệu làm quen cho nhà phát triển mới bao gồm cấu trúc kho lưu trữ (repo structure), quy trình CI/CD và các quy trình phát triển phổ biến.

4. Tài liệu Kiến trúc Hệ thống

Đây là các tài liệu nội bộ phác thảo cách các hệ thống khác nhau tương tác. Chúng bao gồm sơ đồ, giao thức và chi tiết dịch vụ bên thứ ba.

Ví dụ: Một tài liệu cho thấy cách các microservice giao tiếp qua Kafka và nhóm nào sở hữu từng phần.

5. Ghi chú Phát hành & Nhật ký Thay đổi (Release Notes & Changelogs)

Mô tả ngắn gọn về các bản cập nhật, sửa lỗi và tính năng được phát hành trong mỗi phiên bản. Những tài liệu này rất quan trọng đối với người dùng và các nhóm QA nội bộ.

Ví dụ: “Phiên bản 1.2.3 – Đã thêm chế độ tối, đã sửa lỗi đăng nhập trên Safari và đã loại bỏ điểm cuối v1/login.”

Cách Viết Tài liệu Kỹ thuật Tuyệt vời

Làm theo các bước sau để đảm bảo sự rõ ràng và khả năng sử dụng:

1. Hiểu Đối tượng

Trước khi viết bất cứ điều gì, hãy xác định bạn đang viết cho ai. Nhà phát triển? Người dùng cuối? Các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật? Việc điều chỉnh giọng điệu và cấu trúc cho phù hợp với đối tượng sẽ tăng hiệu quả.

Nên làm:

Không nên làm:

2. Xác định Phạm vi và Mục tiêu

Người đọc nên có thể làm gì sau khi đọc tài liệu của bạn? Bạn đang giải thích một tính năng hay hướng dẫn qua một quy trình tích hợp?

Ví dụ: “Cuối hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách xác thực người dùng bằng OAuth2.”

3. Lập dàn ý trước khi viết

Bắt đầu với một dàn ý đơn giản. Chia nó thành các phần:

Điều này giúp bạn duy trì cấu trúc và tránh lặp lại nội dung.

4. Viết rõ ràng và ngắn gọn

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, súc tích. Tránh các đoạn văn dài. Chia nhỏ các ý tưởng phức tạp thành các gạch đầu dòng hoặc các bước.

Mẹo: Hãy viết như thể bạn đang giải thích cho chính mình trong tương lai sau 6 tháng rời xa dự án.

5. Thêm Ví dụ và Trường hợp sử dụng

Đừng chỉ mô tả – hãy trình bày. Thêm mã có thể sao chép-dán, ảnh chụp màn hình và các kịch bản thực tế.

Ví dụ:

curl -X POST <https://api.example.com/v1/user> \\
  -H 'Authorization: Bearer <token>' \\
  -d '{"name": "Jane Doe"}'

6. Sử dụng Định dạng Nhất quán

Sử dụng các tiêu đề, phông chữ, kiểu khối mã và hành vi liên kết nhất quán. Các nền tảng Markdown hoặc tài liệu như Mintlify hoặc ReadMe có thể giúp thực thi điều này.

Mẹo công cụ: Sử dụng các công cụ kiểm tra cú pháp (linters) như Vale để thực thi các hướng dẫn về kiểu viết (style guides).

7. Kiểm tra mọi thứ

Làm theo tài liệu của bạn như thể bạn là một người dùng mới. Xác nhận các lệnh, liên kết và mẫu mã thực sự hoạt động.

Không nên làm: Xuất bản mà không chạy thử tất cả các lệnh.

8. Bao gồm các Phần Khắc phục sự cố

Giúp người đọc giải quyết các vấn đề thường gặp mà không cần liên hệ hỗ trợ.

Ví dụ:

Vấn đề: Nhận lỗi 401 Unauthorized.
Cách khắc phụcBearer

Những Lỗi Thường Gặp trong Tài liệu Kỹ thuật (kèm ví dụ)

Nội dung Lỗi thời:

Ví dụ:

# KHÔNG NÊN LÀM ĐIỀU NÀY: Điểm cuối API cũ
POST /v1/login

Thay vào đó, hãy cập nhật thành:

POST /v2/auth/login

Quá nhiều Thuật ngữ Chuyên ngành:

Thay vì:

"Xác thực người dùng qua OAuth 2.0 sử dụng luồng cấp quyền ngầm định (implicit grant flow)."

Viết:

"Xác thực người dùng bằng cách cho phép họ đăng nhập bằng tài khoản hiện có của họ (như Google hoặc Facebook). Điều này sử dụng OAuth 2.0, một cách an toàn để cho phép truy cập mà không cần chia sẻ mật khẩu."

Không có Ví dụ:

Bao gồm các đoạn mã:

curl -X POST <https://api.example.com/login> \\
     -H "Content-Type: application/json" \\
     -d '{"email": "user@example.com", "password": "mypassword"}'

Định dạng Lộn xộn:

Sử dụng gạch đầu dòng, tiêu đề và khối mã để chia nhỏ văn bản.

Bỏ qua Phản hồi của Người dùng:

Thêm phần hoặc liên kết phản hồi:

“Tìm thấy lỗi chính tả hoặc muốn đề xuất cải tiến? Gửi phản hồi tại đây”

Các Thực hành Tốt nhất cho Tài liệu Kỹ thuật

Biết các Công cụ của bạn

Sử dụng các nền tảng tài liệu hỗ trợ quản lý phiên bản, phản hồi và xem trước trực tiếp. Các lựa chọn phổ biến bao gồm:

Sử dụng Sơ đồ và Hình ảnh

Đôi khi một sơ đồ đơn giản giải thích nhiều hơn cả một trang văn bản.

Luôn Cập nhật

Tài liệu lỗi thời còn tệ hơn không có tài liệu. Biến việc cập nhật thành một phần của chu kỳ phát hành của bạn.

Quản lý Phiên bản Tài liệu của bạn

Đối với các API hoặc hệ thống thay đổi, hãy ghi lại các thay đổi theo phiên bản. Các công cụ như Apidog hoặc Bump giúp tự động hóa việc này.

Mẹo Hợp tác và Quy trình làm việc cho Tài liệu (kèm ví dụ)

Kiểm soát Phiên bản (Version Control):

Sử dụng GitHub cho tài liệu:

git clone <https://github.com/yourproject/docs.git>
git checkout -b feature/update-auth-docs
# Thực hiện chỉnh sửa, commit và tạo pull request để xem xét

Đánh giá Đồng nghiệp (Peer Reviews):

Bao gồm danh sách kiểm tra cho người đánh giá:

Cập nhật Thường xuyên:

Thêm lời nhắc này vào công cụ quản lý dự án của bạn:

“Cập nhật tài liệu cho phiên bản v1.3 sắp phát hành.”

Tích hợp Tài liệu với Phát triển:

Sử dụng mẫu vấn đề (issue templates) nhắc nhở cập nhật tài liệu khi mã thay đổi:

### PR này có yêu cầu cập nhật tài liệu không?
- [ ] Có
- [ ] Không

Thêm Ví dụ: Thông báo Lỗi và Khắc phục sự cố

Giải thích Lỗi:

### Lỗi: 401 Unauthorized
Lỗi này xảy ra khi mã thông báo API của bạn bị thiếu hoặc không hợp lệ.

Cung cấp Giải pháp:

### Cách khắc phục
1. Kiểm tra xem mã thông báo API của bạn đã hết hạn chưa.
2. Bao gồm mã thông báo trong tiêu đề yêu cầu của bạn như sau:
   `Authorization: Bearer YOUR_TOKEN_HERE`

Hướng dẫn Từng bước:

### Khắc phục Lỗi 401
1. Xác minh mã thông báo của bạn được sao chép chính xác.
2. Xác nhận mã thông báo của bạn chưa hết hạn (mã thông báo có hiệu lực 24 giờ).
3. Đảm bảo yêu cầu của bạn bao gồm tiêu đề:
   `Authorization: Bearer YOUR_TOKEN`
4. Thử lại yêu cầu.

Ví dụ Thực tế: Tài liệu hóa Thông số kỹ thuật OpenAPI

Giả sử bạn đã xây dựng một API RESTful cho hệ thống xác thực cơ bản với ba điểm cuối: /login, /register và /getUser. Dưới đây là một đoạn trích mở rộng và thân thiện với nhà phát triển về cách tài liệu tuyệt vời có thể trông như thế nào.

🔹 Điểm cuối: POST /login

Mô tả: Xác thực người dùng bằng email và mật khẩu. Trả về mã thông báo JWT nếu thành công.

Tiêu đề Yêu cầu (Request Headers):

Content-Type: application/json

Nội dung Yêu cầu (Request Body):

{
  "email": "user@example.com",
  "password": "securePassword123"
}

Phản hồi Thành công (Success Response):

{
  "token": "eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9...",
  "expires_in": 3600
}

Phản hồi Lỗi (Error Responses):

Ví dụ Yêu cầu cURL:

curl -X POST <https://api.example.com/login> \\
  -H "Content-Type: application/json" \\
  -d '{"email": "user@example.com", "password": "securePassword123"}'

🔹 Điểm cuối: POST /register

Mô tả: Đăng ký người dùng mới vào hệ thống.

Nội dung Yêu cầu (Request Body):

{
  "email": "newuser@example.com",
  "password": "newUserPassword",
  "confirm_password": "newUserPassword"
}

Phản hồi (Response):

{
  "message": "User registered successfully.",
  "user_id": "12345"
}

Lỗi (Errors):

Ví dụ Yêu cầu cURL:

curl -X POST <https://api.example.com/register> \\
  -H "Content-Type: application/json" \\
  -d '{"email": "newuser@example.com", "password": "newUserPassword", "confirm_password": "newUserPassword"}'

🔹 Điểm cuối: GET /getUser

Mô tả: Truy xuất hồ sơ người dùng hiện tại bằng mã thông báo xác thực.

Tiêu đề (Headers):

Authorization: Bearer <your_token_here>

Phản hồi (Response):

{
  "id": "12345",
  "email": "user@example.com",
  "created_at": "2025-06-01T12:34:56Z"
}

Lỗi (Errors):

Ví dụ Yêu cầu cURL:

curl -X GET <https://api.example.com/getUser> \\
  -H "Authorization: Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9..."

Công cụ để Viết và Lưu trữ Tài liệu Kỹ thuật

Kết luận

Viết tài liệu kỹ thuật xuất sắc vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học. Bằng cách hiểu rõ đối tượng của bạn, tuân theo một quy trình có cấu trúc và sử dụng các ví dụ thực tế, bạn có thể tạo ra tài liệu không chỉ hỗ trợ người dùng mà còn nâng cao sản phẩm của bạn. Tài liệu rõ ràng giúp giảm ma sát, xây dựng lòng tin và cải thiện sự hợp tác. Dù bạn là nhà phát triển, quản lý sản phẩm hay người viết tài liệu kỹ thuật, việc đầu tư thời gian vào việc viết tài liệu sẽ mang lại lợi ích lớn.

Thực hành thiết kế API trong Apidog

Khám phá cách dễ dàng hơn để xây dựng và sử dụng API

Đăng ký miễn phíTải xuống