API de Smartsheet: Características, precios y tokens de autenticación

En los entornos actuales, de ritmo rápido y basados en datos, las herramientas de gestión de proyectos son inestimables. Smartsheet destaca no solo como una herramienta para la colaboración y la gestión de proyectos, sino también por su robusta API que permite a los desarrolladores y a las empresas automatizar los flujos de trabajo e integrar sus sistemas con capacidades avanzadas de gestión de proyectos. Aquí tienes una visión completa de la API de Smartsheet, incluyendo sus características, precios, cómo autenticarse y todo lo que necesitas saber para empezar.

¿Qué es la API de Smartsheet?

La API de Smartsheet es una potente interfaz que permite a los desarrolladores interactuar programáticamente con los servicios y funcionalidades de Smartsheet. Esta API abre un amplio abanico de posibilidades para mejorar la productividad a través de la automatización y la integración con otras herramientas y servicios. Permite la manipulación de hojas, filas, columnas, usuarios y mucho más, directamente a través de aplicaciones, sistemas o scripts externos.

Características de la API de Smartsheet

La API de Smartsheet está repleta de características diseñadas para agilizar los procesos de gestión de proyectos. Las características clave incluyen:

1. Operaciones CRUD: Crear, leer, actualizar y eliminar hojas, filas y columnas.
2. Archivos adjuntos y debates: Gestionar los archivos adjuntos y los debates asociados a las hojas y filas.
3. Gestión de usuarios y grupos: Gestionar usuarios, grupos de usuarios y sus permisos.
4. Informes y paneles: Acceder y gestionar informes y paneles.
5. Webhooks: Crear y gestionar webhooks para obtener notificaciones en tiempo real sobre los cambios en las hojas.
6. Plantillas: Utilizar plantillas para crear nuevas hojas y gestionar las plantillas existentes.
7. Automatización: Gestionar flujos de trabajo automatizados, solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación.
8. Integración: Integrarse perfectamente con otras herramientas como sistemas CRM, ERP y aplicaciones personalizadas.

Ventajas de la API de Smartsheet

La API aporta varias ventajas a las empresas y a los desarrolladores:

• Integración mejorada: Integra Smartsheet a la perfección con otras herramientas y servicios empresariales.
• Automatización: Automatiza las tareas repetitivas, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando los errores.
• Accesibilidad de los datos: Recupera y manipula los datos almacenados en Smartsheet
• Personalización: Adapta la funcionalidad de Smartsheet para que se ajuste a las necesidades y flujos de trabajo específicos de la empresa.
• Escalabilidad: Escala fácilmente las operaciones y gestiona grandes conjuntos de datos con las robustas capacidades de la API.

Precios de la API de Smartsheet

Para acceder a la API de Smartsheet, suscríbete al plan Business o Enterprise de Smartsheet. Aquí tienes un desglose de estos dos niveles de precios tal y como se indica en la página de Precios de Smartsheet:

Plan Business:

• Coste: 25 $ por usuario/mes, facturado anualmente (mínimo 3 usuarios).

• Características:
• Incluye todas las características del plan Pro. Editores gratuitos ilimitados.
• 1 TB de almacenamiento de archivos adjuntos.
• Vista de línea de tiempo, seguimiento de la carga de trabajo, automatizaciones ilimitadas y capacidades avanzadas de administración.
• Herramientas mejoradas de seguridad y gestión, como logotipos personalizados y registros de actividad.

Plan Enterprise:

• Coste: Precios personalizados basados en las necesidades específicas.

• Características:
• Incluye todas las características del plan Business.
• SSO basado en SAML, herramientas de IA para fórmulas y análisis de datos.
• Integraciones de directorio y Enterprise Plan Manager.
• WorkApps y Work Insights avanzados. Características mejoradas de seguridad y gobernanza.

Casos de uso de la API de Smartsheet

Aquí tienes algunos ejemplos reales de cómo se puede utilizar la API de Smartsheet:

• Creación de paneles: Genera y actualiza automáticamente paneles que proporcionan métricas empresariales en tiempo real extrayendo datos de varias hojas y agregándolos en informes visuales.
• Notificaciones personalizadas: Configura activadores personalizados que envían notificaciones basadas en eventos específicos, como un cambio en el estado de la tarea o el acercamiento de las fechas de vencimiento.
• Sincronización de datos: Mantén los datos sincronizados entre Smartsheet y otros sistemas, como un sistema de gestión de almacenes o un software financiero, asegurando que todas tus plataformas reflejen la información más actual.

¿Cuáles son las limitaciones de la API de Smartsheet?

Aunque Smartsheet mejora continuamente su plataforma, ciertas limitaciones siguen aplicándose para garantizar un rendimiento y una fiabilidad óptimos. Estas son las principales limitaciones que debes tener en cuenta:

Límites de filas y celdas:

• Añadir o actualizar filas: Limita tu solicitud a 500 filas a la vez.

• Límite de celdas de la hoja: Una hoja no puede exceder un total de 500.000 celdas. Para calcular esto, multiplica el número de columnas por el número de filas. Por ejemplo:
• Una hoja con 20.000 filas puede tener un máximo de 25 columnas.
• Una hoja con 400 columnas puede tener un máximo de 1.250 filas.

Enlaces de celdas entrantes:

• Cualquier hoja puede tener hasta 500.000 enlaces de celdas entrantes.
• Para Smartsheet Gov, el límite de enlaces de celdas entrantes es de 100.000.

Límite de contenido de la celda:

• Ninguna celda puede contener más de 4.000 caracteres.

Recuperación de datos de informes:

• Cuando se utiliza la llamada GET /reports/{reportId} con paginación, el valor predeterminado es de 100 filas. El número máximo de filas que se pueden devolver por solicitud es de 10.000.
• Los informes están limitados a 50.000 filas.

Compartir por correo electrónico:

• Puedes enviar hasta 1.000 correos electrónicos por llamada a la API al compartir.

Límites de conectores y funciones para hojas grandes: Las siguientes funciones no son compatibles con hojas con más de 5.000 filas o más de 200 columnas:

• Bridge by Smartsheet
• Conector Quip
• Conector Tableau
• Conector PowerBI
• Conector Zapier
• Conector Google Docs Merge
• Conector de sincronización de Google Forms
• Conector LiveData
• Aplicación de calendario
• Bucle

Estas limitaciones son fundamentales para que los desarrolladores y usuarios las tengan en cuenta al diseñar flujos de trabajo e integrar Smartsheet en sus sistemas. El cumplimiento de estas restricciones garantiza un funcionamiento más fluido y evita posibles problemas relacionados con el rendimiento y el manejo de datos.

Guía paso a paso sobre el uso de la API de Smartsheet

Tanto si quieres automatizar tareas repetitivas, integrar Smartsheet con otras herramientas o crear aplicaciones personalizadas, la API de Smartsheet es tu puerta de entrada a una mayor productividad. Vamos a repasar los aspectos básicos para empezar a utilizar la API de Smartsheet, desde la configuración de la autenticación hasta la realización de tu primera llamada a la API.

Paso 1: Regístrate como desarrollador

Ve a la página de registro de desarrolladores de Smartsheet y registra una cuenta de desarrollador. (No es necesario registrarse si ya tienes una cuenta de Smartsheet en los planes Business y Enterprise.) La cuenta de desarrollador te da acceso a las "Herramientas de desarrollador", donde gestionas tu aplicación. En "Herramientas de desarrollador", completa los campos obligatorios de tu perfil de desarrollador.

Paso 2: Crea una nueva aplicación

En "Herramientas de desarrollador", haz clic en "Crear nueva aplicación".

Serás dirigido a la página detallada de la aplicación, donde se te pedirá que proporciones varios detalles sobre tu aplicación, incluyendo:

1. Nombre de la aplicación: Dale a tu aplicación un nombre significativo.
2. Descripción: Proporciona una breve descripción de lo que hace tu aplicación y cómo interactúa con Smartsheet.
3. URL de redireccionamiento: Introduce la URL de redireccionamiento de tu aplicación. Aquí es donde los usuarios serán redirigidos después de que autoricen a tu aplicación a acceder a sus datos de Smartsheet.
4. URL de la aplicación: La URL donde está alojada tu aplicación. Esto asegura que Smartsheet pueda comunicarse con tu aplicación.

Paso 3: Obtén el ID de cliente y el secreto de cliente

Haz clic en "Guardar" y Smartsheet asignará a la aplicación un ID de cliente y un secreto de cliente, que son necesarios para obtener tokens de OAuth para acceder a la API de Smartsheet.

Paso 4: Utiliza Apidog para obtener los tokens de acceso OAuth

Aunque puedes obtener el token de acceso OAuth siguiendo el documento de Smartsheet, existe un método más sencillo que requiere una codificación mínima: utilizar una potente herramienta de desarrollo de API, Apidog, para obtener el token OAuth. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:

Primero, descarga Apidog y abre un nuevo proyecto. Haz clic en "Nuevo punto final" para crear un nuevo punto final.

En segundo lugar, en la página del punto final recién creado, busca y haz clic en "Auth", luego elige el tipo de autenticación. En este caso, elige OAuth 2.0 como lo requiere Smartsheet.

En el formulario emergente, rellena la información necesaria para obtener los tokens de la API de Smarsheet de acuerdo con el documento oficial.

Haz clic en "Obtener token" en la parte inferior del formulario. Si tiene éxito, aparecerá una ventana emergente que te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de desarrollador de Smartsheet.

Una vez que se verifique tu identidad, el token se concederá y se mostrará en Apidog.

El token generado se adjuntará automáticamente al Authorization Header, con el prefijo Bearer cuando envíes una solicitud de API con Apidog. Obtén información más detallada en el centro de ayuda de Apidog: OAuth 2.0.

Paso 5: Realiza una solicitud a la API de Smartsheet con Apidog

Ahora que has obtenido el token de la API de Smartsheet, es el momento de realizar una solicitud a la API. Primero, elige el método de solicitud de la API e introduce la ruta de la API en el espacio en blanco correspondiente. Los parámetros del cuerpo se rellenarán automáticamente según la ruta de la API, por lo que no es necesario introducirlos manualmente. Además, no es necesario copiar manualmente los tokens; Apidog añadirá automáticamente el token al Authorization Header con el prefijo Bearer cuando envíes cualquier solicitud a la API de Smartsheet. El único paso que queda es hacer clic en "Enviar" junto al espacio en blanco, e inmediatamente recibirás la respuesta de la API en la sección "Respuesta".

El desarrollo de API nunca ha sido tan fácil con Apidog

Apidog es una potente herramienta de desarrollo de API diseñada para agilizar todo el proceso de desarrollo de API. Facilita la creación colaborativa de documentación de API, proporciona datos simulados para las pruebas inmediatas de API, admite la depuración de API, almacena casos de uso de API, ayuda en las pruebas de control de calidad e integración y promueve la depuración conjunta sin problemas entre los desarrolladores de front-end y back-end. Al mejorar la eficiencia, la colaboración y la calidad general del desarrollo de API, Apidog demuestra ser una herramienta inestimable. Pruébalo gratis haciendo clic en el botón de abajo y eleva tu experiencia de desarrollo de API.

Buenas prácticas

Para aprovechar al máximo la API de Smartsheet, garantizando al mismo tiempo la seguridad y la eficiencia, ten en cuenta las siguientes buenas prácticas:

• Elección de la herramienta de desarrollo de API adecuada: Hacer un buen uso de la herramienta de desarrollo, como Apidog, mejorará enormemente la eficiencia.
• Limitación de la tasa: Ten en cuenta los límites de tasa impuestos por la API para evitar que se limiten tus solicitudes. Diseña tu aplicación para que gestione la limitación de la tasa con elegancia.
• Manejo de errores: Implementa un manejo de errores robusto para gestionar cualquier problema, como problemas de red o respuestas inesperadas de la API.
• Gestión de la autenticación: Protege tus claves de API y nunca las expongas en el código del lado del cliente. Utiliza soluciones de almacenamiento seguras y rota las claves con regularidad para minimizar los riesgos de seguridad.

Conclusión

La API de Smartsheet es una herramienta versátil que amplía las capacidades de Smartsheet mucho más allá de sus funcionalidades estándar. Su amplio conjunto de características, combinado con robustos mecanismos de autenticación, la convierte en un recurso inestimable para las empresas que pretenden agilizar los flujos de trabajo e impulsar la productividad.

Tanto si quieres automatizar tareas repetitivas, integrar Smartsheet con software de terceros o desarrollar aplicaciones personalizadas, la API de Smartsheet ofrece la flexibilidad y la potencia necesarias para satisfacer tus necesidades. Si te adhieres a las mejores prácticas y aprovechas herramientas como Apidog, puedes maximizar la eficiencia y la seguridad de tus interacciones con la API. Sumérgete y empieza a explorar el potencial transformador de la API de Smartsheet hoy mismo.